4 áreas
Control de asistenciay marcas
Centralice el registro de entradas y salidas para tener una visión clara de la asistencia de su equipo. Las marcas alimentan el control de horas trabajadas, tardías y ausencias, y se integran directamente con la planilla.
Marcar
- Se pide desde WhatsApp y se completa en un enlace de un solo uso que vence en 10 minutos
- El enlace es el que toma la ubicación real del dispositivo
- El chat confirma la hora y el sitio en que quedó registrada
- Mismo flujo por Telegram
- También desde el portal web
- Menú contextual: el asistente ofrece entrada o salida según lo que corresponda
- Rechazo de doble entrada, con mensaje que explica el estado actual
- Botón de marca deshabilitable por empresa
Ubicación
- Validación GPS de cada marca
- Geocerca por sucursal con radio configurable
- Geocerca por proyecto para personal en sitio del cliente
- La marca fuera del radio queda registrada como tal, no se pierde
- Evidencia de ubicación guardada junto a la marca
Vigilancia
- Tardías detectadas contra la jornada del colaborador
- Ausencias detectadas a las horas que cada empresa define, con reintento
- Recordatorio al colaborador que no cerró su salida
- Resumen de marcas sin cerrar para la jefatura
- Resumen diario de asistencia con enlace a la vista web
- Columnas configurables en la vista de marcas
Horarios
- Horario fijo por colaborador o programación semanal variable
- Grid semanal con vacaciones, permisos e incapacidades sobrepuestos
- Pestaña de cumplimiento de horas: trabajado contra esperado
- Política de semana laboral por empresa
4 áreas
Jornadas y horasextra
Configure jornadas y reglas de tiempo según la legislación de su país y las políticas de su empresa. La plataforma calcula automáticamente los recargos y compensaciones para que siempre pague lo correcto.
Tipos de jornada
- Diurna, nocturna, mixta y acumulativa
- Defina el tope de horas por tipo de jornada
- Franjas horarias personalizadas para clasificar horas
- Reglas para el cambio de tipo de jornada
- Asociación con el tipo de contrato del colaborador
- Jornadas reutilizables entre colaboradores o grupos
Horas extra
- Solicitud desde la plataforma
- Aprobación según la cadena de autorización
- Recargos simples, dobles y por día de descanso o feriado
- Denominador de la hora según el tipo de jornada
- Políticas de horas extra configurables por empresa
- Historial por colaborador y por período
Feriados y días especiales
- Calendario de feriados por país y por empresa
- Reglas de pago para feriados, fines de semana y días especiales
- Reflejo automático en el control de horarios
Compensación
- Permisos compensables que se aplican contra horas extra, en orden de antigüedad
- Detalle de qué extra pagó cada permiso
- Tasa de conversión configurable
- Al vencer el plazo, el remanente se convierte según la política definida
- La hora extra ya consumida no se vuelve a pagar
4 áreas
Vacaciones, permisose incapacidades
Gestione solicitudes, saldos, aprobaciones y documentación en un solo lugar, con cada movimiento integrado a la asistencia y la planilla.
Vacaciones
- Saldo que se acredita solo, mes a mes
- Tasa de acreditación configurable por encima del mínimo legal
- Ajustes manuales de saldo con motivo e historial
- Solicitud desde WhatsApp, Telegram o el portal
- Aprobación por organigrama, con el saldo resultante a la vista
- Los días se descuentan una sola vez, al aprobar
Permisos
- Tipos de permiso configurables por empresa
- Con goce, sin goce o compensable: lo decide quien aprueba
- Rebajo por horas, no solo por día completo
- Saldo de compensables y conversión a rebajo al vencer
- Adjuntos y justificaciones en la solicitud
Incapacidades
- Gestione incapacidades según la normativa de cada país
- La incapacidad se refleja como estado del colaborador
- Reglas de cálculo del subsidio configurables por país o empresa
- Documentos adjuntos desde el enlace que recibe el colaborador
- Impacto automático en la asistencia y en el corte de planilla
Ausencias
- Autorización de ausencias con el mismo flujo de las horas extra
- Rebajo por ausencia activable por empresa
- Una justificación aprobada excluye el día del cálculo
- Vista dedicada para autorizar en lote
4 áreas
Planilla yliquidaciones
La planilla se prepara con la información registrada durante el período, integrando incidencias, movimientos y ajustes para facilitar su revisión y aprobación.
Cortes
- Frecuencias de pago configurables por empresa
- Integración de asistencia, ausencias, permisos, horas extra y ajustes
- Recálculo mientras el corte se encuentre en revisión
- Fechas y períodos de corte configurables
- Cálculo proporcional por ingresos o salidas durante el período
- Aplicación del salario vigente para cada período
- Inclusión o exclusión de colaboradores según el corte
Cálculos laborales
- Cargas y contribuciones según la legislación aplicable
- Impuestos asociados a la remuneración
- Parámetros legales actualizados por período de vigencia
- Beneficios y pagos adicionales según cada país
- Cálculos asociados a terminaciones laborales
- Reglas configuradas según legislación y políticas de la empresa
- Aplicación de conceptos salariales y no salariales
Conceptos de planilla
- Conceptos de ingresos y deducciones configurables por empresa
- Reglas para definir cuándo aplica cada concepto
- Ajustes individuales por colaborador y período
- Conceptos de aplicación única o recurrente
Revisión y aprobación
- Flujo de revisión y aprobación definido por la empresa
- Responsables configurados según roles y permisos
- Devoluciones con observaciones y trazabilidad
- Envío a revisión según el calendario definido
- Controles previos al cierre del período
- Comprobantes individuales por colaborador
3 áreas
Gestión depersonas
El expediente que sostiene todo lo demás: quién es, dónde está, cuánto gana, quién lo aprueba y qué le ha pasado desde que entró.
Expediente
- Ficha del colaborador con datos personales, laborales y bancarios
- Documentos del colaborador adjuntos al expediente
- Importación masiva desde Excel con plantilla
- Vínculo entre el usuario del sistema y su ficha de colaborador
- Período de prueba y prórroga con aviso antes del vencimiento
- Preaviso de salida con los meses de anticipación que se definan
Estructura
- Áreas, puestos, sucursales y tipos de contrato
- Organigrama visual con la cadena de aprobación
- Clientes y proyectos para personal destacado en sitio
- Asignación de colaboradores a proyectos
Movimientos
- Acciones de personal: ascensos, traslados y cambios de condición
- Ajustes salariales con historial y fecha de vigencia
- El corte usa el salario que estaba vigente en cada día del período
2 áreas
Gestión disciplinariay reportes
Documente y dé seguimiento a amonestaciones, incidencias y reportes con la información y trazabilidad de cada proceso, incluyendo un canal confidencial para situaciones que requieren atención.
Gestión disciplinaria
- Registro de amonestaciones y medidas disciplinarias
- Documentos generados según el formato de la empresa
- Firma y confirmación del colaborador
- Reglas y criterios configurables según las políticas internas
- Alertas ante incidencias o ausencias que requieren seguimiento
- Justificaciones y documentación asociadas a cada caso
- Historial por colaborador con trazabilidad
Canal de reportes
- Canal confidencial para registrar situaciones o incidencias
- Opción de realizar reportes de forma anónima
- Documentos y evidencias adjuntas
- Seguimiento y trazabilidad de cada caso
- Estados, responsables y gestión del proceso
2 áreas
Constancias ydocumentos
La solicitud que hoy llega por mensaje y toma dos días, resuelta en el momento y con el documento firmado.
Tipos de documento
- Constancia salarial
- Carta de trabajo
- Constancia de vacaciones
- Constancia de ingresos, con el período que se pida
- Comprobante de pago tomado de un corte real
- Comprobante de aguinaldo
Circuito
- Solicitud desde WhatsApp o desde el portal
- Estados de pendiente, en proceso, listo, entregado o rechazado
- PDF generado con la firma de la empresa
- Firma del colaborador con código de un solo uso
- Página pública para verificar la autenticidad del documento
5 áreas
Asistente enwhatsapp
Consultas, marcas y solicitudes desde WhatsApp, mediante opciones guiadas y enlaces seguros para completar cada gestión.
El menú del colaborador
- Asistencia, con su propia lista de acciones
- Vacaciones: solicitar, consultar saldo y ver el estado
- Incapacidades, permisos y documentos
- Denuncias: registrar una nueva o consultar por código
- Información: feriados, horarios, políticas y datos de la empresa
- Español o inglés, a elección del colaborador
Se contesta en el chat
- Saldo de vacaciones disponible
- Marcas del período
- Horas trabajadas
- Estado de sus solicitudes
Se abre con un enlace de un solo uso
- Marcar entrada y salida, con la ubicación real del dispositivo (10 minutos)
- Solicitar vacaciones eligiendo las fechas (30 minutos)
- Solicitar un permiso con su formulario completo (30 minutos)
- Reportar una incapacidad y adjuntar la boleta (30 minutos)
- Pedir una constancia y elegir el tipo (30 minutos)
- Firmar un documento (48 horas)
- Poner una denuncia, que puede ser anónima (30 minutos)
- Al completarlo, el chat confirma el resultado
Lo que recibe la jefatura
- Aviso de cada solicitud creada, con su contexto
- Resumen de asistencia del día con enlace al detalle
- Aviso de quién quedó con la marca sin cerrar
- Aviso de corte de planilla generado, enviado a revisión o devuelto
- La aprobación se resuelve en la plataforma, que es donde queda el rastro
Cómo funciona
- Menú de opciones, sin comandos ni frases que memorizar
- El menú de asistencia se adapta: ofrece la salida si ya marcó entrada
- Conversaciones con expiración, para que nada quede a medias
- Números verificados y normalizados a formato internacional
- Cada enlace se emite a nombre del colaborador y muere al usarse
- Todo lo que se hace desde el chat queda atribuido y auditado
- El mismo flujo disponible en Telegram
2 áreas
Motor denotificaciones
Dieciocho eventos y un motor de reglas por empresa. Usted decide quién se entera de qué, por dónde y a qué hora.
Reglas
- Una regla por empresa y por tipo de evento
- Canales de WhatsApp, correo y campana dentro de la plataforma
- Destinatarios tomados del organigrama: jefatura directa y los niveles superiores que se indiquen
- Usuarios adicionales fijos por evento
- Aviso al colaborador cuando cambia el estado de su solicitud
Horarios de entrega
- Horas de entrega por evento, en la zona horaria de la empresa
- En ausencias, cada hora vuelve a mirar quién sigue sin marcar
- En el resto de eventos, agrupa el período en un solo mensaje
- Reintentos y estado de cada envío
- Historial de notificaciones con lo que se envió y a quién
2 áreas
Reportes ytablero
Los números que hacen falta para decidir, no un tablero lleno de gráficos que nadie mira.
Vistas
- Tablero con la foto del día
- Reportes de asistencia y de horas por período
- Horas por día y por colaborador
- Cumplimiento semanal de horas por equipo
- Exportación a Excel de las vistas de listado
Rastro
- Auditoría de cambios con usuario, fecha y valor anterior
- Historial de aprobaciones y devoluciones
- Evidencia de firma en los documentos emitidos
3 áreas
Plataforma yseguridad
Lo que no se ve, pero es lo que hace que una empresa pueda confiarle su planilla a un sistema.
Cuentas y accesos
- Multiempresa: un usuario con acceso a varias compañías
- Roles por empresa con permisos otorgados por capacidad
- Invitaciones por correo con verificación
- Recuperación de contraseña y verificación de correo
- Cambio de compañía sin volver a iniciar sesión
Puesta en marcha
- Onboarding guiado que pide lo mínimo en el orden correcto
- Módulos de configuración detectados automáticamente
- Catálogos base precargados: tipos de contrato, permisos y feriados
- Importación de colaboradores desde Excel
Operación
- Legislación laboral y parámetros legales versionados por vigencia
- Multimoneda
- Arquitectura preparada para operar en varios países
- API REST para integraciones
- Facturación de la suscripción con pago en línea
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Lo que no está en esta listase conversa
El producto crece con lo que las empresas nos piden. Si su operación tiene una regla que aquí no aparece, cuéntenosla.
Veamos cómo funcionaríaen su empresa
En una sesión de 30 minutos conocemos cómo gestiona hoy su equipo y le mostramos cómo BE HELIO people puede adaptarse a su operación.