Asistencia sin centralizar
Marcas en distintos medios dificultan tener información clara y disponible a tiempo.
Recursos humanos · Asistencia · Planilla
Recursos humanossin hojas de cálculo
Todo lo que necesita para gestionar a su equipo.Asistencia, vacaciones, permisos, incidencias y planilla en una sola plataforma, con autogestión desde WhatsApp e información disponible para tomar mejores decisiones.
El punto de partida
El problema nunca fue la gente.fue la forma de gestionar la información
Cuando la empresa crece, también crecen los procesos y la información. Sin una gestión centralizada, el control se vuelve más complejo y las decisiones toman más tiempo.
Planilla con procesos manuales
Archivos, fórmulas y ajustes manuales aumentan el trabajo y el riesgo de errores.
Documentación dispersa
Permisos, incidencias y documentos en diferentes medios dificultan mantener un expediente completo.
El canal que ya usan
Recursos humanospor whatsapp
El colaborador gestiona sus solicitudes y consultas desde WhatsApp, siguiendo un flujo simple de opciones. Sin instalar una aplicación adicional y con cada gestión conectada directamente con BE HELIO people.
- Todo desde un menú guiado. El colaborador selecciona lo que necesita: marcar asistencia, solicitar vacaciones, gestionar permisos o realizar consultas.
- Consultas al instante. Puede revisar información como vacaciones disponibles, marcas y horas trabajadas directamente desde WhatsApp.
- Registros mediante enlaces seguros. Cuando una gestión requiere información adicional, recibe un enlace de un solo uso y con vencimiento para completar el proceso.
- Cada gestión queda registrada. El colaborador recibe la confirmación y, cuando corresponde, la jefatura recibe la solicitud para su revisión.
Los enlaces son de un solo uso y vencen. Nadie marca ni solicita desde un mensaje reenviado.
El producto
Seis módulos,una sola gestión
Todos los módulos comparten la información del colaborador y se conectan entre sí. Asistencia, jornadas, vacaciones, planilla y documentación, en un mismo lugar.
Asistencia y marcas
Registro desde WhatsApp con geolocalización y control de tardías y ausencias.
Ver móduloJornadas y horas extra
Gestión de jornadas y cálculo de horas ordinarias y extraordinarias.
Ver móduloVacaciones y permisos
Saldos, solicitudes, aprobaciones, permisos e incapacidades.
Ver móduloPlanilla y liquidaciones
Planilla, cargas sociales, renta, aguinaldo y liquidaciones.
Ver móduloDisciplina y documentación
Registro de incidencias y documentación asociada al expediente del colaborador.
Ver móduloGestiones por WhatsApp
Acceso guiado a consultas y solicitudes directamente desde WhatsApp.
Ver móduloAsí funciona el día a día
Todo sucede de formasimple y conectada
Los procesos avanzan de forma ordenada durante el día. El equipo realiza sus gestiones y las jefaturas reciben la información que requiere su atención.
7:58 a. m. — Registro de entrada
Mariela recibe el acceso por WhatsApp, registra su entrada y la plataforma valida su ubicación según la geocerca definida.
8:15 a. m. — Se registra una tardía
La plataforma identifica la tardía según la jornada de Diego y la registra para su seguimiento.
9:00 a. m. — Resumen de asistencia
La jefatura recibe el estado de asistencia del equipo e identifica fácilmente marcas pendientes, tardías y ausencias.
2:30 p. m. — Aprobación de horas extra
La solicitud sigue el flujo de aprobación definido y, una vez aprobada, queda registrada para el cálculo correspondiente.
6:40 p. m. — Seguimiento de marcas pendientes
Quienes tengan una marca de salida pendiente reciben un recordatorio y la jefatura puede dar seguimiento antes del cierre.
Fin de quincena — Preparación de planilla
Marcas, ausencias, permisos, incapacidades y horas extra se consolidan para preparar el corte y continuar con su revisión y aprobación.
Planilla
La quincena que antes tomaba tres díasahora toma una revisión
La información del período ya está registrada. BE HELIO people integra asistencia, horas extra, permisos, incapacidades y movimientos del colaborador para preparar el corte de planilla y facilitar su revisión y aprobación.
| Concepto | Se alimenta de | Considera |
|---|---|---|
| Salario del período | Salario vigente | Ingresos, salidas y ajustes |
| Horas extra | Horas aprobadas | Jornada, horario y feriados |
| Ausencias | Registro de asistencia | Políticas de la empresa |
| Permisos | Solicitudes aprobadas | Con goce, sin goce o compensables |
| Incapacidades | Incapacidades registradas | Reglas aplicables |
| Cargas sociales | Base salarial | Porcentajes vigentes |
| Impuesto sobre la renta | Base gravable | Tramos vigentes |
| Salario en especie | Perfil del colaborador | Conceptos configurados |
| Aguinaldo | Acumulado del período | Ingresos aplicables |
| Liquidación | Datos de salida | Preaviso, cesantía, vacaciones y aguinaldo |
Notificaciones
La información llegacuando se necesita
BE HELIO people envía notificaciones según cada proceso y las reglas definidas por la empresa. Cada persona recibe la información que le corresponde, en el momento adecuado y por el canal configurado.
Asistencia
Alertas de tardías, ausencias y marcas pendientes, además de recordatorios y resúmenes de asistencia.
Solicitudes
Avisos sobre vacaciones, permisos, incapacidades y horas extra durante cada etapa de aprobación.
Planilla
Notificaciones cuando el corte está listo para revisión, aprobación o requiere algún ajuste.
Colaboradores
Recordatorios sobre fechas relevantes, como períodos de prueba, prórrogas o finalización de contrato.
La base
Una plataforma preparadapara su operación
La estructura que conecta personas, procesos y reglas para que cada empresa pueda gestionar su operación de acuerdo con sus necesidades.
Gestión multiempresa
Administre varias empresas desde un mismo acceso, cada una con su propia configuración, estructura, roles y planilla.
Organigrama y aprobaciones
Defina estructuras y niveles de aprobación para que cada solicitud siga el flujo correspondiente.
Roles y permisos
Configure el acceso de cada usuario según su rol, responsabilidades y empresa.
Trazabilidad de cambios
Mantenga registro de los cambios realizados, cuándo ocurrieron y quién los realizó.
Documentación respaldada
Centralice constancias, comprobantes y documentos asociados a cada colaborador, con mecanismos de validación cuando corresponda.
Configuración por empresa
Adapte políticas, tolerancias, aprobaciones y reglas de operación según las necesidades de cada empresa.
Preguntas
Lo que siempre nos preguntan
¿El colaborador necesita instalar una app?
No. Puede realizar sus gestiones directamente desde WhatsApp, sin instalar una aplicación adicional. Desde ahí accede a consultas y recibe enlaces seguros para completar marcas, solicitudes u otros procesos. También puede utilizar Telegram o el portal web, mientras que las jefaturas y administradores gestionan la operación desde la plataforma.
¿Por qué las marcas y solicitudes se realizan mediante un enlace?
Porque algunos procesos requieren información que WhatsApp no puede registrar directamente, como la ubicación, fechas, documentos o datos adicionales. Para estos casos, el colaborador recibe un enlace personal, de un solo uso y con vencimiento, que permite completar la gestión de forma segura. Una vez finalizada, recibe la confirmación por WhatsApp.
¿Cómo se valida que una marca se realice desde la ubicación correcta?
Al momento de marcar, la plataforma valida la ubicación del dispositivo contra la geocerca definida para la sucursal o proyecto asignado. El enlace es personal, de un solo uso y con vigencia limitada. Si la marca se realiza fuera del rango establecido, queda identificada para seguimiento de la jefatura.
¿Cómo se mantienen actualizados los cálculos laborales?
La plataforma contempla las reglas aplicables para jornadas, horas extra, feriados, aguinaldo, preaviso y cesantía. Los parámetros que pueden cambiar, como cargas sociales e impuesto sobre la renta, se actualizan según su período de vigencia, manteniendo consistencia en los cálculos de cada período.
¿Puedo gestionar varias empresas con un solo usuario?
Sí. Desde un mismo usuario puede acceder y gestionar varias empresas, cada una con su propia configuración, estructura organizacional, roles y planilla, y cambiar entre ellas sin iniciar sesión nuevamente.
¿Qué pasa con las políticas propias de mi empresa?
La plataforma se adapta a las políticas de cada empresa. Puede configurar jornadas, tolerancias, vacaciones, permisos, reglas de aprobación, conceptos de planilla y notificaciones, entre otros parámetros. Así, cada empresa mantiene sus propias reglas dentro de una gestión centralizada.
Veamos cómo funcionaríaen su empresa
En una sesión de 30 minutos conocemos cómo gestiona hoy su equipo y le mostramos cómo BE HELIO people puede adaptarse a su operación.